Khi nào bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí?

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí

Một số công ty phần mềm cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thường có một phiên bản được cung cấp miễn phí, thường vì mục đích giúp doanh nghiệp có trải nghiệm thực tế về sản phẩm của họ, một hình thức marketing. Tuy nhiên, về phía doanh nghiệp, điều này cũng là một cơ hội. Tại sao lại trả tiền cho công ty phần mềm trong khi bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí? Thực ra thì, phiên bản miễn phí và phiên bản có phí đương nhiên có sự khác nhau, có ưu và nhược điểm riêng. Vậy thì, vấn đề là, khi nào thì bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí. Dưới đây sẽ là một số gợi ý để trả lời cho câu hỏi này.

1. Khi số lượng thiết bị cần được quản lý bảo trì của bạn ít.

Nếu bạn chỉ có một thiết bị cần được bảo trì thì chẳng cần gì đến phần mềm quản lý bảo trì thiết bị. Nhưng nếu số lượng tài sản cần quản lý bảo trì của bạn trên 200 thiết bị thì một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí thường không đáp ứng đủ những yêu cầu của quá trình quản lý, lên kế hoạch bảo trì, ra yêu cầu công việc, … Vì thông thường những phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí sẽ hạn chế số lượng tài sản có thể được quản lý trên phần mềm. Và nếu số lượng thiết bị, máy móc mà doanh nghiệp bạn cần quản lý bảo trì từ dưới 200 tài sản thì sao? Lúc này, bạn có thể chọn mua phần mềm có trả phí nếu thấy cần nhưng cũng có thể sử dụng bản miễn phí để tiết kiệm vì một số phần mềm miễn phí cho phép bạn quản lý đến 200 tài sản.

2. Khi số lượng vật tư, phụ tùng cần quản lý ít, thường dưới 100

Các phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí thường cũng sẽ giới hạn số lượng vật tư, phụ tùng có thể được quản lý trên phần mềm. Tùy vào phần mềm mà bạn chọn sẽ có giới hạn khác nhau. Bạn nên tham khảo thông tin của từng công ty phần mềm để xem phiên bản miễn phí đó có phù hợp với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp bạn hay không.

3. Khi số người sử dụng phần mềm ít

Số lượng thiết bị cần quản lý bảo trì ít, số lượng vật tư, phụ tùng cần quản lý ít thường doanh nghiệp cũng cần ít người thực hiện công việc bảo trì. Và doanh nghiệp nên tìm hiểu xem số lượng người sử dụng mà phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí có thể cho phép là bao nhiêu, thường thì từ một đến vài người. Từ đó đối chiếu với công việc và nhân sự hiện tại tại doanh nghiệp để quyết định xem có nên sử dụng một phiên bản miễn phí hay nên cân nhắc mua bản trả phí.

4. Khi việc quản lý bảo trì thiết bị chưa cần thiết phải ứng dụng việc quản lý từ xa.

Với phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí thì thường sẽ bị khóa tính năng quản lý từ xa (quản lý qua nền công nghệ đám mây). Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu phải sử dụng tính năng này thì nên tính đến việc sử dụng bản tính phí. Nhưng nếu doanh nghiệp bạn cho rằng chức năng quản lý từ xa này chưa thực sự cần thiết thì việc sử dụng phiên bản miễn phí sẽ thực giúp ích cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí đầu tư.

5. Khi doanh nghiệp bạn chưa thể bỏ ra một khoản kinh phí cho việc đầu tư vào phần mềm quản lý bảo trì thiết bị trả phí.

phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí giúp tiết kiệm chi phí

Chi phí để mua phần mềm quản lý bảo trì thiết bị có thể không phải là vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp lớn nhưng lại là điều mà doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phải cân nhắc đắn đo. Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc đến việc tiết kiệm chi phí thì khi đó hãy tận dụng những tính năng miễn phí của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị. Sẽ có một số hạn chế, nhưng sử dụng một phần tính năng của một phần mềm chuyên nghiệp vẫn tốt hơn là sử dụng những công cụ không chuyên khác.

6. Khi doanh nghiệp bạn muốn thử nghiệm phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí trước khi quyết định mua bản trả phí.

Khi doanh nghiệp bạn đã biết chắc rằng mình cần đến một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị chuyên nghiệp và quyết định sẽ đầu tư cho nó. Tuy nhiên, bạn đang đắn đo không biết phần mềm quản lý và bảo trì thiết bị bạn đang dự định mua có phù hợp với doanh nghiệp bạn hay không thì hãy yêu cầu công ty phần mềm cho bạn sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí. Phiên bản miễn phí sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thêm thông tin, trải nghiệm về phần mềm trước khi đi đến quyết định có tầm hưởng lâu dài hơn là mua bản trả phí. Việc sử dụng thử nghiệm phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí sẽ làm kéo dài hơn thời gian chờ đợi trước khi sử dụng phiên bản chuyên nghiệp nhưng sẽ là một khoảng thời gian chờ hữu ích để doanh nghiệp có được một phần mềm phù hợp nhất cho mình, tránh được những tổn thất về thời gian và tiền bạc về sau (khi doanh nghiệp nhận ra phần mềm đã mua không thực sự phù hợp với thực tế công việc tại doanh nghiệp mình).

7.Khi bạn chưa biết phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là gì.

Nghe có vẻ hơi cực đoan nhưng việc đọc được thông tin về phần mềm trên website hay nghe các nhân viên của các công ty phần mềm giới thiệu về tính năng, tiện ích của phần mềm không giúp nhiều cho bạn trong việc hiểu cặn kẻ rằng một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thực sự sẽ giải quyết được vấn đề gì của mình cho đến khi bạn thực sự trải nghiệm nó. Việc tận tay sử dụng phần mềm, áp dụng nó vào thực tế tại doanh nghiệp bạn, đòi hỏi nó giải quyết những vấn đề bạn gặp hàng ngày, bắt nó phải xử lý thông tin của bạn, dữ liệu của bạn, lên kế hoạch bảo trì giúp bạn… sẽ giúp bạn biết được rằng nó có thực sự làm được gì, có hữu ích và cần thiết với công việc của bạn hay không. Điều đó sẽ giúp bạn thực sự “hiểu” về giá trị mà một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị mang lại cho doanh nghiệp mình. Và lúc này, một phiên bản miễn phí sẽ là một lựa chọn tốt trong việc giúp bạn “hiểu” rõ về việc quản lý bảo trì thiết bị trên máy tính như thế nào.

Quả thật, phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí thường sẽ đi kèm các giới hạn. Tuy nhiên nếu biết cách tận dụng những tính năng miễn phí thì nó vẫn mang lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp trong việc giúp nâng cao hiệu suất làm việc của máy móc, thiết bị tại doanh nghiệp, góp phần làm giảm chi phí bảo trì từ đó giúp doanh nghiệp đạt lợi ích kinh tế cao hơn.

Tóm lại, nếu bạn cần một thử nghiệm trước khi mua phiên bản có phí hoặc doanh nghiệp của bạn thuộc loại vừa và nhỏ với số lượng thiết bị cần quản lý bảo trì ít, số lượng vật tư, thiết bị cần quản lý không nhiều, chỉ cần một người quản lý việc bảo trì và không cần quản lý từ xa thì nên cân nhắc sử dụng phần mềm bảo trì thiết bị miễn phí. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp bạn vừa tiết kiệm chi phí vừa có cơ hội tiếp cận với những công cụ quản lý chuyên nghiệp, vừa là cơ hội để người quản lý có kinh nghiệm trong việc sử dụng phần mềm, tạo tiền đề để doanh nghiệp nâng cấp lên bản có phí sau này, khi doanh nghiệp phát triển rộng hơn.